System pomiarowo-rozliczeniowy mediów

System Rozliczania Odbiorców Biznesowych ZEUS

System ZEUS powstał w 1992 roku na zamówienie Zakładu Energetycznego Kraków jako biling tzw. wielkiego odbioru – rozliczenia odbiorców przemysłowych.

Obecna baza danych zawiera dane od 1994 r do chwili obecnej mimo zmian technologii i kolejnych upgrade’ów.

Bardzo elastyczny system z powodzeniem przetrwał wiele rozbudów, modyfikacji i zmian w prawie, skutecznie rozliczając ponad 2/3 sprzedaży Zakładu. Kolejne wersje uwzględniały również, poza umowami kompleksowymi energii elektrycznej, możliwość rozliczania samej sprzedaży energii, samej usługi dystrybucyjnej, ale także wody, ciepła, ścieków, gazu itp.

W całej jego historii nie nastąpiło większe niż 3-dniowe opóźnienie w wystawianiu faktur.

Dzięki dobrze rozwiniętej usłudze integracyjnej system komunikuje się zarówno z zewnętrznymi słownikami, jak i innymi systemami jak techniczny, odczytowy, zmiany sprzedawcy, CRM, SAP, czy hurtownie danych, jako wiek jego moduły pozwalają na obsługiwanie wysokich tych funkcji również wewnątrz systemu.

O jakości systemu świadczy najlepiej fakt, że w okresie jego działania w równolegle funkcjonujących zakładach zmieniano system billingowy nawet czterokrotnie.

Moduły i ich funkcjonalność

Umowy

Zawieranie umów z rejestracją wszystkich parametrów koniecznych do ich prawidłowego rozliczania. Umowa wiąże jeden lub więcej punktów odbioru z kontrahentem. Możliwe jest również, aby kontrahentem była inna osoba prawna niż płatnik. Po zawarciu umowy i spełnieniu wszystkich warunków następuje rozliczanie klientów. Moduł może pobierać zlecenia zawarcia umowy od systemu zewnętrznego oraz rejestrować zmiany w umowach (aneksy).

Moduł techniczny

Rejestruje urządzenia składające się na układ pomiarowy konieczne do rozliczeń (obowiązkowo) oraz inne, które powinien widzieć użytkownik w rozmowie z klientem (opcjonalnie). Urządzenia te są podstawą do rejestracji odczytów i ich przeliczaniu na zużycia będące podstawą rozliczeń. Urządzenia można wprowadzać do systemu ręcznie, jak również pobierać informacje od systemu zewnętrznego (jak np. ELIOT).

Moduł odczytów

Wystawia zlecenia odczytowe zgodnie z opisanym w umowie terminem odczytu i okresem rozliczeniowym (obecnie są to: dekada, miesiąc, 2 miesiące, 6 miesięcy). System może wysyłać zlecenia zarówno do obcych systemów odczytowych jak i drukować zlecenia, czy wysyłać je na urządzenia typu hand-held. Odczyty są weryfikowane pod kątem ich odchyleń od spodziewanej wartości i razie anomalii wysyłane są odpowiednie powiadomienia.

Fakturowanie

Wystawia faktury na podstawie taryfy, warunków umowy oraz zużycia energii. Fakturuje energię czynną przekroczenia energii biernej i przekroczenia mocy chwilowej. Uwzględnia dodatkowe opłaty urzędowe oraz np. akcyzę. Faktury mogą być wystawiane zarówno dla odbiorcy, który ma jedno przyłącze (jednoprzyłączeniowe), wiele przyłączy (np. kabli) do jednej lokalizacji (wieloprzyłączeniowe) jak i jedną fakturę dla wielu rozproszonych punktów odbioru (faktury zbiorcze). Faktury po naliczeniu kontrolowane są pod kątem odchyleń od spodziewanej wartości, po czym drukowane lokalnie lub wysyłane do centrum wydruków masowych. Pozycje faktur są dekretowane na odpowiednie konta bankowe, budując pomocniczą księgę rachunkową w systemie księgowości podwójnej (Winien – Ma). Można wystawiać na kilka sposobów faktury korygujące (anulowanie, korekta zużycia po reklamacji, ręczna korekta dowolnego parametru). Można wystawiać faktury jednorazowe za usługi okazjonalne zarówno ręczne jak i według cennika.

Wpłaty

Wpłaty mogą być rejestrowane zarówno ręcznie jak i prze rejestrację wpłat z zestawień przysyłanych w formie elektronicznej przez banki (system multi-cash). Przy pobieraniu danych z banku system automatycznie przyporządkowuje wpłaty oczywiste (zgodność wartości i ew. numeru wpłaty). System może generować papierowe blankiety do wpłat w banku lub na poczcie. Opóźnienia wpłat automatycznie generują karne noty odsetkowe według zadanej dla danego kontrahenta stopy procentowej.

Rozliczenia

W module tym dokonuje się księgowego zamknięcia miesiąca wraz z koniecznymi ręcznymi przeksięgowaniami (polecenia księgowania) ujmującymi rozliczenia nietypowe lub wymagające decyzji użytkownika (jak np. umorzenie karnych odsetek). Po zamknięciu miesiąca generowany jest rejestr zbiorczy obrotów na kontach dla celów wprowadzenia do Księgi Głównej.

Windykacja

Moduł zawiera pełne workflow windykacji wraz z automatycznym pilnowaniem terminów i generacją standardowych pism. Zawiera również możliwość wystawiania zleceń windykacyjnych odłączeń energii zarówno lokalnie (na papierze) jak i przez zlecenie do systemu technicznego.

Kartoteka punktów odbioru

System posiada własną kartotekę punktów poboru, na które zawierane są umowy. Kartoteka zawiera dane techniczne punktu istotne dla kontaktów z klientem i zawarcia umowy. Istnieje możliwość podpięcia obcej kartoteki (np. z ELIOT) punktów poboru z opcją wyszukiwania po znanych parametrach (adres, jego cześć, rejon i inne). Przy ręcznej rejestracji punktu wykorzystywany jest słownik adresowy w celu zapewnienia poprawności i kompletności adresu.

Kartoteka kontrahentów

System prowadzi kartotekę kontrahentów zawierające wszystkie wymagane dane kontrahenta zarówno osoby fizycznej jak i prawnej. Istnieje możliwość korzystania z kartoteki zewnętrznej (np. z SAP, CRM itp.). Przy ręcznej rejestracji kontrahenta wykorzystywany jest słownik adresowy w celu zapewnienia poprawności i kompletności adresu.

Wydruk masowy

Wydruki dokumentów (w szczególności emitowanych masowo jak faktury) mogą być kierowane do zewnętrznego centrum druku. Obecnie odbywa się to na Centrum firmy Xerox.

Szablony dokumentów i przechowywanie plików

System przechowuje cały szereg szablonów dokumentów który wykorzystywane są przy generacji standardowych umów i pism. Podczas tworzenia wydruku system automatycznie uzupełnia posiadane dane indywidualne. Po wygenerowaniu dokumentu zapisywany jest on w bazie i powiązany z konkretną umową (tworzona jest historia). Do umowy można także podpiąć dowolny zbiór (skan, fotografię, film itp.)

Słownik adresowy

Słownik zawiera listę adresów pocztowych i ich powiązań (np. ulice w mieście, kody pocztowe itp.). Pozwala to na poprawne wpisanie adresów oraz automatyczne uzupełnienie niektórych danych. Możliwe jest korzystanie ze słownika obcego zawierającego konieczne dane.

Słownik taryf

Zawiera standardowe taryfy będące podstawą rozliczeń. Taryfa zawiera składniki rozliczenia oraz ich ceny. Słownik prowadzi historię taryf (konieczną do korekt wcześniejszych faktur) wraz datami ich obowiązywania.

Raporty

ZEUS generuje ok. 100 różnych raportów ułatwiających wykrycie niezgodności, zaniechań lub braków oraz wszystkie wymagane prawem zestawienia. Posiada moduł tworzenia własnych raportów przez zaawansowanego użytkownika.

ELIOT

System ELIOT powstał w 2003 r na zamówienie Krakowskiego Zakładu Energetycznego jako system „szczelnej” ewidencji urządzeń pomiarowych.

W okresie swojego działania był już 3-krotnie przebudowywany i wielokrotnie rozszerzany w miarę rosnących potrzeb użytkowników.

Bardzo elastyczny i współpracujący z wieloma systemami zapewnia kompleksową obsługę ewidencji liczników, prac monterskich oraz nielegalnego poboru dla ponad 2 500 000 punktów pomiarowych.

Dzięki dobrze opracowanej integracji system wymienia dane z wieloma billingami, systemami odczytowymi oraz ewidencją przyłączy w wielu technologiach dopasowanych do możliwości systemów współpracujących.

Pracuje stabilnie od ponad 10 lat zapewniając skuteczną ewidencję urządzeń pomiarowych oraz realizację zleceń z innych systemów. Jest źródłem danych wzorcowych dla wielu systemów w zakresie punktów pomiarowych i urządzeń składających się na układ pomiarowy.

System zapewnia ewidencję urządzeń przez cały ich okres „życia” w przedsiębiorstwie od chwili zakupu do zdjęcia z ewidencji (złomownie, sprzedaż, kradzież). Umożliwia w każdej chwili podgląd całej historii urządzenia oraz jego bieżącej lokalizacji.

Posiada rozbudowany system kontroli w tym kontroli wewnętrznej monterów. Pozwala na wykrycie nieprawidłowości przy rozliczaniu prac oraz kontrolę rzetelności rejestracji stanów licznika. Ewidencja plomb jednorazowych pozwala na kontrolę nadużyć związanych z nieprawidłowym oplombowaniem układu pomiarowego.

Prowadzi wzorcowe kartoteki w zakresie informacji rejestrowanych po raz pierwszy w systemie technicznym jak punkty poboru czy modele i parametry urządzeń. Kartoteki te udostępnia systemom zewnętrznym dzięki rozbudowanej integracji.

Moduły i ich funkcjonalność

KPP

Kartoteka Punktów Poboru jest bazą danych punktów poboru. Zawiera dane adresowe i techniczne oraz przeznaczenie punktu (sprzedażowy, przepływy międzyobszarowe, kontrolne itd.). We współpracy z systemami billingowymi rejestruje przypisanie punktu do systemu i zapewnia jednokrotne rozliczanie punktu.

Zakupy

Rejestruje zapotrzebowanie poszczególnych jednostek na urządzenia pomiarowe weryfikuje konieczność zakupu. Po zakupie urządzeń umożliwia rejestrację wszystkich zakupionych urządzeń z ich właściwościami technicznymi, numerami fabrycznymi i ceną. Umożliwia podniesienie wartości urządzenia przez rejestrację czynności na nim wykonanych przed jego pierwszym użyciem.

Magazyny

Prowadzi magazyny zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa. Umożliwia prowadzenie magazynów przez firmy zewnętrzne wraz z rejestracją usług i ich wartości. Prowadzi pełną weryfikację przepływu urządzeń pomiędzy magazynami. Urządzenia podzielone są na grupy odpowiednie do ich cech jak: liczniki, urządzenia przełączające strefę taryfową, moduły komunikacyjne, karty SIMM, plomby jednorazowe, inne. Rozlicza monterów z pobranych i zwróconych urządzeń pomiarowych oraz plomb jednorazowych.

Zlecenia obsługi

Moduł zapewnia obsługę zleceń zarówno pochodzących od systemów zewnętrznych (np. billingów po zawarciu lub zmianie umowy) jak i wewnętrznych (np. wymiana po upływie legalizacji, po awarii). Zapewnia szeroką gamę typów zleceń podzielonych na grupy zarówno dla potrzeb billingów jak i ewidencji prac. Umożliwia automatyczne, masowe generowanie zleceń wewnętrznych według wybranego kryterium.

Wystawione zlecenia mogą być przekazane monterom zarówno w postaci papierowej jak i przez transmisję zlecenia na urządzenia mobilne. Zlecenia papierowe, po ich wykonaniu, wprowadzanie są do systemu ręcznie, zlecenia z urządzeń mobilnych zaciągane są automatycznie natychmiast po ich przesłaniu z urządzenia, co w istotny sposób przyspiesza obieg informacji.

Możliwa jest także obsługa zleceń przez firmy zewnętrzne. System przekazuje zlecenia do firmy obcej dysponującej ograniczonym dostępem (w zakresie ewidencji zleceń) i ewidencjonuje wykonane zlecenia dla potrzeb rozliczeń.

Ewidencja prac monterskich

Rozliczanie wykonanych zleceń umożliwia przypisanie wykonanych prac do konkretnych pracowników w celu zarówno rozliczenia ich z wykonanych prac jak i z wydanych lub zdjętych z sieci urządzeń. Zapobiega to pomyłkom w zakresie przypisania instalowanych urządzeń do punktu poboru. Jednocześnie możliwe jest naliczanie wynagrodzenia zależnego od wykonanych prac. Możliwe jest również ewidencjonowanie czasu dostępności montera – urlopów, zwolnień itp. (kalendarz)

Kontrole

Wystawia zlecenia i upoważnienia do kontroli oraz rejestruje ich wynik. W przypadku podejrzenia nielegalnego poboru przekazuje dane do modułu obsługi NPEE.

NPEE

Moduł Nielegalnego Poboru Energii Elektrycznej zapewnia pełne wsparcie workflow czynności związanych z wykrytymi nieprawidłowościami. Generuje wszystkie konieczne pisma na podstawie wbudowanych szablonów oraz posiadanych danych, pilnuje terminów, rejestruje korespondencję z klientem i innymi podmiotami (prokuratura, Urząd Celny) wspomaga naliczanie wysokości kar oraz ich windykację. Wystawia polecenia not obciążeniowych do systemu FK.

Inwentaryzacja

Wspomaga inwentaryzację zarówno przez drukowanie oczekiwanych stanów magazynowych jak i tzw. „ślepe” zestawienia do spisów z natury.

Ewidencja wartości

System ELIOT posiada funkcję pomocniczej książki rachunkowej w zakresie amortyzacji aparatury nowej. Po instalacji każdego nowego urządzenia na sieci wystawia wewnętrzny dokument RW oraz dekretuje wartość urządzenia według planu kont przedsiębiorstwa. Po zamknięciu miesiąca generuje zbiorcze zestawienie obrotów na kontach dla potrzeb Księgi Głównej. Pozwala na szacowanie posiadanego majątku poprzez cenę zakupu i algorytm utraty wartości przez poszczególne urządzenia.

Obsługa transformatorów

System posiada wydzielony moduł obsługi transformatorów wraz z ewidencją i kalendarzem wszystkich wymaganych prac konserwacyjnych.

Raporty i zestawienia

Posiada bogaty zestaw konfigurowalnych przez użytkownika zestawień i raportów zarówno wymaganych prawem jaki i dla potrzeb własnych i kontrolnych.

Integracja

ELIOT integruje się z wieloma systemami informatycznymi w różnych technologiach: przez platformy takie jak BizTalk, czy Oracle Service Bus, przez wymianę plików xml. Czy też za pomocą Web-service’ów. Zapewnia to z jednej strony spójność danych, z drugiej zaś zapobiega konieczności wprowadzania tej samej danej wielokrotnie do systemu.

xt.

ZSK CRM

ZSK CRM jest unikalnym programem do zarządzania relacjami z klientami. Dzięki swojej uniwersalności i elastyczności ułatwia pracę wszystkich pracowników danego przedsiębiorstwa. Jedną z głównych zalet ZSK CRM jest sukcesywne budowanie wizerunku każdego klienta za pomocą ciągłego pozyskiwania i odpowiedniego wykorzystania dostępnych informacji co pozwala lepiej oceniać klientów w relacjach biznesowych. ZSK CRM jest nowoczesnym rozwiązaniem technologicznym, pozwalającym utrzymywać stałe i przewidywalne relacje z biznesowymi partnerami. Celem ZSK CRM jest nie tylko stworzenie wygodnego w obsłudze profilu każdego klienta ale także sprawne zarządzanie całością relacji pomiędzy dostawcą rozwiązań, zakładem a odbiorca końcowym. ZSK CRM to także skuteczne zarządzanie poniesionymi kosztami i przewidywanie przyszłych wydatków.